Trong vận tải quốc tế, tàu cập cảng không đồng nghĩa hàng hóa có thể được nhận ngay. Người nhập khẩu còn phải hoàn thành nhiều thủ tục. Các công việc này gồm xử lý chứng từ, thông quan và thanh toán phí liên quan.
Nếu một khâu bị chậm, hàng có thể tiếp tục nằm tại cảng. Doanh nghiệp khi đó phải đối mặt với nhiều rủi ro. Chi phí lưu hàng tăng lên, kế hoạch giao nhận bị ảnh hưởng. Một số trường hợp còn phát sinh tranh chấp giữa người mua, người bán và đơn vị vận chuyển.
Contents
1. Vì sao hàng đã đến cảng nhưng chưa thể lấy?
1.1. Chứng từ chưa đầy đủ hoặc có sai sót
Chứng từ là căn cứ quan trọng để làm thủ tục nhận hàng. Người nhập khẩu cần kiểm tra vận đơn, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói. Tùy lô hàng, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thêm giấy tờ chuyên ngành.
Nếu chứng từ bị thiếu hoặc sai thông tin, quá trình xử lý có thể kéo dài. Ví dụ, tên người nhận trên vận đơn không khớp với hồ sơ nhập khẩu. Trường hợp khác là vận đơn gốc chưa đến hoặc chưa đủ điều kiện giải phóng hàng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra bộ chứng từ trước khi tàu cập cảng. Khi phát hiện sai lệch, cần liên hệ bên phụ trách để điều chỉnh sớm.
1.2. Chưa hoàn thành thủ tục hải quan
Hàng đến cảng vẫn phải đáp ứng yêu cầu thông quan. Doanh nghiệp cần khai báo hải quan và cung cấp hồ sơ theo quy định. Một số lô hàng còn phải kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra chuyên ngành.
Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, hàng có thể chưa được phép đưa ra khỏi khu vực giám sát. Việc kiểm tra bổ sung cũng có thể kéo dài thời gian nhận hàng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng mặt hàng. Những lô hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành nên được kiểm tra yêu cầu từ sớm.
1.3. Chưa thanh toán phí hoặc nhận lệnh giao hàng
Người nhập khẩu có thể phải hoàn thành các khoản phí tại cảng đích. Các khoản này tùy thuộc vào hợp đồng và điều kiện vận chuyển. Doanh nghiệp cũng cần đáp ứng yêu cầu để nhận lệnh giao hàng (D/O) hoặc lệnh giao hàng điện tử.
Nếu chưa thanh toán hoặc thiếu thủ tục cần thiết, việc nhận hàng có thể bị trì hoãn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác nhận các khoản phải trả với hãng tàu hoặc đại lý. Cần kiểm tra cả thời hạn thanh toán và điều kiện giải phóng hàng.
1.4. Thiếu phương tiện hoặc kho tiếp nhận hàng
Không phải mọi trường hợp chậm lấy hàng đều do chứng từ. Doanh nghiệp có thể chưa bố trí được xe kéo hoặc phương tiện phù hợp. Kho nhận hàng cũng có thể chưa sẵn sàng.
Tình trạng ùn tắc tại cảng còn ảnh hưởng đến lịch lấy container. Thiếu tài xế hoặc lịch hẹn lấy hàng cũng có thể gây chậm trễ.
Doanh nghiệp nên phối hợp với đơn vị vận tải trước ngày tàu đến. Việc thống nhất lịch lấy hàng và thời gian tiếp nhận giúp giảm nguy cơ phát sinh chi phí.
2. Những rủi ro khi hàng bị lưu lại tại cảng
2.1. Phát sinh phí lưu container và lưu bãi
Đây là một trong những rủi ro đáng chú ý nhất. Khi hàng chưa thể lấy đúng hạn, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm chi phí.
Cần phân biệt một số loại phí phổ biến:
- Phí lưu bãi: Phí phát sinh khi hàng hoặc container lưu tại khu vực cảng quá thời hạn miễn phí áp dụng.
- Phí lưu container tại cảng (demurrage): Có thể phát sinh khi container hàng ở lại cảng vượt thời gian miễn phí của hãng tàu.
- Phí giữ container ngoài cảng (detention): Có thể phát sinh khi doanh nghiệp giữ container quá thời hạn cho phép sau khi đưa ra khỏi cảng.
Tên gọi và cách tính phí phụ thuộc vào biểu phí, hợp đồng và điều kiện áp dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời gian miễn phí của từng lô hàng. Không nên mặc định mọi lô hàng đều có cùng thời hạn.
2.2. Tăng chi phí lưu kho và vận chuyển
Thời gian nhận hàng kéo dài có thể làm tăng chi phí logistics. Doanh nghiệp có thể phải thuê kho ngoài hoặc điều chỉnh lịch xe. Nếu lịch giao hàng thay đổi, chi phí vận chuyển cũng có thể tăng.
Với hàng cần giao đúng thời điểm, việc chậm nhận còn ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lịch sản xuất hoặc giao hàng cho khách.
2.3. Ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa
Một số mặt hàng nhạy cảm với thời gian và điều kiện bảo quản. Nhóm này gồm thực phẩm, nông sản và hàng cần kiểm soát nhiệt độ. Nếu thời gian chờ kéo dài, doanh nghiệp cần theo dõi điều kiện lưu giữ.
Hàng hóa có thể giảm chất lượng nếu điều kiện bảo quản không phù hợp. Với hàng lạnh, cần kiểm tra việc cấp điện và giám sát nhiệt độ. Với hàng dễ hư hỏng, cần phối hợp xử lý nhanh để hạn chế tổn thất.
2.4. Chậm giao hàng và ảnh hưởng đến hợp đồng
Khi hàng chưa được giải phóng, doanh nghiệp không thể đưa hàng về kho theo kế hoạch. Điều này có thể làm chậm tiến độ sản xuất hoặc giao hàng cho khách.
Nếu hợp đồng quy định thời hạn cụ thể, việc giao chậm có thể dẫn đến tranh chấp. Doanh nghiệp cũng có nguy cơ mất uy tín với đối tác. Vì vậy, cần thông báo sớm khi phát hiện nguy cơ chậm nhận hàng.
2.5. Khó xác định trách nhiệm giữa các bên
Việc chậm nhận hàng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Chẳng hạn, người bán gửi chứng từ muộn hoặc người mua chưa hoàn thành thủ tục. Sự cố cũng có thể đến từ hãng tàu, cảng hoặc cơ quan kiểm tra.
Nếu không có thông tin rõ ràng, các bên dễ xảy ra tranh chấp. Doanh nghiệp nên lưu lại email, thông báo và chứng từ liên quan. Đây là cơ sở để xác định nguyên nhân và xem xét trách nhiệm theo hợp đồng.
3. Cách hạn chế rủi ro khi hàng đến cảng đích
3.1. Chuẩn bị chứng từ trước ngày tàu đến
Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác gửi chứng từ sớm. Cần đối chiếu thông tin giữa vận đơn, hóa đơn và phiếu đóng gói. Tên người nhận, số lượng và mô tả hàng hóa phải thống nhất.
Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu chỉnh sửa ngay. Tránh đợi đến khi tàu cập cảng mới bắt đầu xử lý hồ sơ.
3.2. Theo dõi lịch tàu và thông báo hàng đến
Doanh nghiệp cần cập nhật lịch tàu thường xuyên. Khi nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice), cần kiểm tra các thông tin quan trọng. Những nội dung cần chú ý gồm số vận đơn, cảng dỡ hàng và các khoản phí tại đích.
Thông báo hàng đến không đồng nghĩa hàng đã đủ điều kiện nhận. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra tình trạng chứng từ và thông quan.
3.3. Xác nhận chi phí và thời hạn miễn phí
Trước khi hàng đến, cần làm rõ các khoản phí phải thanh toán. Doanh nghiệp nên xác nhận thời hạn miễn phí lưu container và lưu bãi. Cần kiểm tra ngày bắt đầu tính phí theo điều kiện áp dụng.
Việc dự trù ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Nếu có nguy cơ chậm nhận, cần liên hệ hãng tàu hoặc đại lý để tìm phương án phù hợp.
3.4. Phối hợp sớm với đơn vị vận tải và kho hàng
Doanh nghiệp nên đặt lịch xe trước khi hàng được giải phóng. Đồng thời, cần xác nhận kho có đủ nhân lực và thiết bị tiếp nhận. Với hàng cần điều kiện bảo quản riêng, phải chuẩn bị phương án phù hợp.
Sự phối hợp giữa bộ phận chứng từ, khai báo hải quan và vận tải rất quan trọng. Các bên cần cập nhật tiến độ để xử lý ngay khi phát sinh vướng mắc.
4. Cần làm gì khi hàng đã đến nhưng chưa thể lấy?
Khi hàng bị giữ lại tại cảng, doanh nghiệp nên xác định nguyên nhân trước. Không nên chỉ tập trung vào việc thúc giục lấy hàng mà bỏ qua điều kiện giải phóng.
Có thể thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra tình trạng lô hàng: Xác nhận hàng đã dỡ xuống cảng hay chưa. Đồng thời, kiểm tra tình trạng thông quan và giải phóng hàng.
- Rà soát chứng từ: Đối chiếu vận đơn, hóa đơn và các hồ sơ cần thiết.
- Xác định khoản phí còn thiếu: Liên hệ hãng tàu hoặc đại lý để kiểm tra công nợ và điều kiện nhận hàng.
- Liên hệ đơn vị liên quan: Trao đổi với bên khai báo hải quan, hãng tàu và đơn vị vận tải.
- Đánh giá thời hạn miễn phí: Xác định nguy cơ phát sinh phí để ưu tiên xử lý các vướng mắc.
- Lưu lại thông tin: Ghi nhận thông báo, chứng từ và trao đổi giữa các bên để làm căn cứ xử lý.
Nếu vướng mắc liên quan đến thủ tục chuyên ngành, doanh nghiệp cần xác minh yêu cầu với cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp phát sinh tranh chấp, nên rà soát hợp đồng và các điều kiện giao nhận liên quan.
5. Kết luận
Hàng đến cảng đích nhưng chưa thể lấy là tình huống có thể xảy ra trong vận tải quốc tế. Nguyên nhân thường liên quan đến chứng từ, thủ tục hải quan, thanh toán hoặc phương tiện vận chuyển.
Nếu không xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể chịu thêm phí lưu hàng. Tiến độ giao hàng và chất lượng hàng hóa cũng có nguy cơ bị ảnh hưởng.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ từ sớm. Đồng thời, phải theo dõi lịch tàu và xác nhận chi phí tại cảng đích. Sự phối hợp giữa các bên giúp quá trình nhận hàng diễn ra chủ động hơn.
Đọc thêm: Gian lận trong giao nhận hàng hóa: Những dấu hiệu cần cảnh giác
