Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không giúp rút ngắn thời gian giao nhận. Phương thức này phù hợp với hàng cần giao nhanh hoặc có giá trị cao. Tuy nhiên, quá trình vận chuyển vẫn có thể phát sinh nhiều rủi ro. Doanh nghiệp cần nắm rõ các vấn đề thường gặp để chủ động phòng tránh.
Contents
1. Chậm chuyến và thay đổi lịch bay
Nguyên nhân gây chậm trễ
Lịch bay có thể thay đổi do thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hoặc tình trạng khai thác sân bay. Vào mùa cao điểm, nhu cầu vận chuyển tăng cũng khiến chỗ trên chuyến bay trở nên hạn chế.
Ngay cả khi hàng đã đến sân bay, lô hàng vẫn có thể phải chờ chuyến tiếp theo. Tình trạng này thường xảy ra khi thiếu tải hoặc hàng chưa hoàn tất thủ tục kiểm tra.
Ảnh hưởng đến quá trình giao nhận
Chậm chuyến làm kéo dài thời gian giao hàng. Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và lịch nhận hàng của đối tác. Với hàng cần sử dụng gấp, việc giao trễ còn gây gián đoạn hoạt động sản xuất.
Doanh nghiệp nên xác nhận lịch bay trước khi gửi. Đồng thời, cần theo dõi trạng thái lô hàng và dự trù thời gian cho những tình huống phát sinh.
2. Sai sót chứng từ và khai báo hàng hóa
Những lỗi thường gặp
Chứng từ vận chuyển cần thể hiện chính xác thông tin người gửi, người nhận, tên hàng và trọng lượng. Thông tin trên vận đơn hàng không (AWB) cần thống nhất với hóa đơn và phiếu đóng gói.
Sai địa chỉ, thiếu thông tin liên hệ hoặc mô tả hàng hóa không rõ ràng đều có thể làm chậm quá trình xử lý. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải sửa chứng từ hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Cách hạn chế sai sót
Trước khi bàn giao hàng, người gửi nên kiểm tra toàn bộ thông tin trên chứng từ. Tên hàng, số lượng và trọng lượng cần phù hợp với thực tế.
Với những mặt hàng có yêu cầu đặc biệt, doanh nghiệp nên xác nhận trước các giấy tờ cần thiết. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế sai sót và tránh mất thời gian xử lý lại hồ sơ.
3. Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Rủi ro khi bốc xếp và trung chuyển
Hàng hóa hàng không thường trải qua nhiều công đoạn. Các bước này bao gồm kiểm tra an ninh, phân loại, bốc xếp và bàn giao giữa các đơn vị liên quan.
Nếu bao bì không đủ chắc chắn, hàng có thể bị móp méo, nứt vỡ hoặc biến dạng. Đồ điện tử, thiết bị chính xác và sản phẩm bằng thủy tinh cần được bảo vệ cẩn thận.
Biện pháp bảo vệ hàng hóa
Doanh nghiệp nên lựa chọn bao bì phù hợp với đặc tính từng loại hàng. Cần chèn lót bên trong để hạn chế va đập và xê dịch trong quá trình xử lý.
Với hàng dễ vỡ, người gửi nên sử dụng vật liệu bảo vệ chuyên dụng. Trước khi bàn giao, hãy chụp ảnh kiện hàng để lưu lại tình trạng ban đầu. Nếu phát hiện hư hỏng khi nhận hàng, cần ghi nhận ngay và liên hệ đơn vị giao nhận.
4. Hàng bị giữ hoặc từ chối vận chuyển
Khai báo không đúng đặc tính hàng hóa
Không phải mặt hàng nào cũng được vận chuyển bằng máy bay theo cùng một điều kiện. Một số hàng thuộc nhóm nguy hiểm hoặc cần tuân thủ quy định riêng, chẳng hạn pin lithium, chất lỏng dễ cháy, bình khí và hóa chất.
Nếu khai báo không chính xác, hàng có thể bị giữ lại để kiểm tra hoặc bị từ chối vận chuyển. Một số mặt hàng còn chịu hạn chế từ hãng hàng không hoặc quốc gia nhập khẩu.
Cách phòng tránh
Người gửi cần cung cấp thông tin chính xác về thành phần và đặc tính hàng hóa. Với hàng có pin, chất lỏng hoặc hóa chất, nên xác nhận điều kiện tiếp nhận trước khi đóng gói.
Đối với hàng nguy hiểm, doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu liên quan đến phân loại, đóng gói và ghi nhãn. Không nên tự kết luận hàng được phép vận chuyển khi chưa kiểm tra quy định áp dụng.
5. Phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Nguyên nhân tăng chi phí
Cước vận chuyển hàng không có thể được tính theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích. Mức tính áp dụng phụ thuộc vào quy định của hãng hàng không và dịch vụ được lựa chọn.
Nếu kích thước hoặc trọng lượng khai báo không chính xác, cước phí có thể thay đổi sau khi hàng được cân đo lại. Một số khoản khác cũng có thể phát sinh, như phí lưu kho, xử lý hàng đặc biệt hoặc sửa chứng từ.
Cách kiểm soát chi phí
Doanh nghiệp nên cân và đo hàng trước khi yêu cầu báo giá. Khi làm việc với đơn vị giao nhận, cần xác nhận rõ các khoản phí đã bao gồm và những khoản có thể phát sinh.
Việc thống nhất chi phí từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động lập ngân sách. Đồng thời, cần lưu lại báo giá và các điều kiện dịch vụ để thuận tiện đối chiếu khi thanh toán.
6. Thất lạc hàng hóa và khó khăn khi truy xuất
Rủi ro trong quá trình bàn giao
Hàng hóa có thể bị thất lạc hoặc giao nhầm trong quá trình phân loại, trung chuyển và bàn giao. Việc xác minh sẽ khó khăn hơn nếu thông tin kiện hàng không đầy đủ hoặc thiếu dữ liệu theo dõi.
Sự cố này có thể làm chậm tiến độ giao nhận. Doanh nghiệp cũng cần thêm thời gian để kiểm tra hành trình và xác định nguyên nhân.
Cách hạn chế thất lạc
Người gửi nên lưu vận đơn, mã theo dõi và chứng từ bàn giao. Số kiện trên hồ sơ cần khớp với số lượng hàng thực tế.
Với lô hàng gồm nhiều kiện, nên đánh dấu từng kiện theo cách thống nhất. Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái hàng và liên hệ đơn vị giao nhận khi phát hiện thông tin bất thường.
7. Rủi ro về điều kiện bảo quản
Hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm
Một số mặt hàng dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, độ ẩm hoặc thời gian vận chuyển. Thực phẩm, dược phẩm và mẫu xét nghiệm có thể cần điều kiện bảo quản riêng.
Nếu điều kiện không phù hợp, chất lượng hàng hóa có thể suy giảm. Thời gian chờ xử lý tại sân bay hoặc chậm chuyến cũng làm tăng rủi ro đối với hàng có thời hạn sử dụng ngắn.
Cách đảm bảo điều kiện bảo quản
Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu bảo quản trước khi gửi hàng. Với hàng cần chuỗi lạnh, nên xác nhận khả năng kiểm soát nhiệt độ của đơn vị vận chuyển.
Người gửi cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về đặc tính hàng hóa. Không nên mặc định mọi dịch vụ hàng không đều đáp ứng cùng một điều kiện bảo quản.
8. Cách giảm rủi ro khi gửi hàng bằng đường hàng không
Kiểm tra trước khi gửi
Trước khi đặt dịch vụ, doanh nghiệp cần xác nhận hàng có được tiếp nhận hay không. Đồng thời, cần kiểm tra kích thước, trọng lượng, yêu cầu đóng gói và chứng từ liên quan.
Theo dõi trong quá trình vận chuyển
Sau khi bàn giao, người gửi nên lưu mã vận đơn và theo dõi trạng thái lô hàng. Nếu lịch bay thay đổi hoặc thông tin cập nhật bất thường, cần liên hệ đơn vị giao nhận để kiểm tra.
Kiểm tra khi nhận hàng
Khi hàng đến nơi, người nhận cần kiểm tra số lượng và tình trạng bao bì. Nếu phát hiện thiếu kiện hoặc hư hỏng, hãy ghi nhận ngay và lưu lại hình ảnh làm căn cứ xử lý.
Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu điều kiện bảo hiểm, phạm vi trách nhiệm và thời hạn khiếu nại. Những thông tin này cần được xác nhận trước khi vận chuyển.
Kết luận
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có lợi thế về tốc độ nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Chậm chuyến, sai chứng từ, hư hỏng và phát sinh chi phí đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao nhận.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin chính xác và lựa chọn phương án đóng gói phù hợp. Việc theo dõi hành trình cũng giúp phát hiện sự cố sớm hơn. Khi lựa chọn đơn vị giao nhận, nên ưu tiên đơn vị tư vấn rõ ràng và có khả năng phối hợp xử lý khi phát sinh vấn đề.
Đọc thêm: Vai trò của dữ liệu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý vận tải
