Trong vận chuyển đường biển, hàng hóa cập cảng không đồng nghĩa với việc có thể nhận hàng ngay. Trước khi được đưa về kho, lô hàng phải hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Nếu chứng từ thiếu sót, khai báo sai hoặc chưa đáp ứng quy định nhập khẩu, hàng có thể bị giữ lại tại cảng. Thời gian chờ kéo dài không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh mà còn làm phát sinh nhiều chi phí.
Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý.
Contents
1. Chứng từ nhập khẩu chưa đầy đủ hoặc không chính xác
Đây là một trong những nguyên nhân thường gặp khiến hàng hóa chưa thể thông quan.
Các lỗi có thể xuất hiện trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) hoặc vận đơn (Bill of Lading). Ví dụ, tên hàng, số lượng, trọng lượng và thông tin người nhận không thống nhất.
Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ. Quá trình này làm kéo dài thời gian xử lý lô hàng.
Cách hạn chế:
-
Kiểm tra chứng từ trước khi hàng rời cảng xuất.
-
Đối chiếu thông tin giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn.
-
Xác nhận chính xác thông tin người nhận và mô tả hàng hóa.
2. Chưa nắm rõ quy định nhập khẩu tại nước đến
Mỗi quốc gia có quy định riêng đối với hàng hóa nhập khẩu. Một số mặt hàng cần giấy phép, chứng nhận xuất xứ hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị trước, hàng có thể bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi đã cập cảng đích.
Đặc biệt, thực phẩm, nông sản, mỹ phẩm, hóa chất và thiết bị chuyên dụng thường có những yêu cầu quản lý riêng.
Cách hạn chế:
-
Tìm hiểu điều kiện nhập khẩu trước khi gửi hàng.
-
Xác nhận yêu cầu giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.
-
Trao đổi sớm với đối tác nhập khẩu và đại lý hải quan tại nước đến.
3. Chậm khai báo hải quan và nộp thuế
Sau khi tàu cập cảng, người nhập khẩu cần thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định. Nếu khai báo chậm, hồ sơ chưa được xử lý hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, hàng hóa có thể chưa được phép đưa ra khỏi cảng.
Tình trạng này thường ảnh hưởng đến những lô hàng cần giao gấp cho nhà máy hoặc khách hàng.
Cách hạn chế:
-
Chuẩn bị hồ sơ khai báo trước khi tàu cập cảng.
-
Chủ động bố trí nhân sự hoặc đại lý làm thủ tục.
-
Theo dõi tình trạng tờ khai và thời hạn nộp thuế.
4. Hàng hóa bị yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
Không phải lô hàng nào cũng được thông quan ngay sau khi hoàn tất khai báo. Một số mặt hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật.
Nếu chưa có kết quả kiểm tra hoặc hồ sơ chưa đạt yêu cầu, hàng có thể tiếp tục nằm tại cảng để chờ xử lý.
Cách hạn chế:
-
Xác định trước hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không.
-
Chuẩn bị giấy phép và chứng nhận cần thiết.
-
Đăng ký kiểm tra sớm theo quy định của nước nhập khẩu.
5. Không theo dõi thời hạn miễn phí lưu container và lưu bãi
Khi hàng bị giữ tại cảng, thời gian chờ có thể vượt quá thời hạn miễn phí do hãng tàu hoặc cảng quy định.
Lúc này, doanh nghiệp có thể phải chịu các khoản phí như:
-
Demurrage: Phí lưu container tại cảng hoặc trong phạm vi cảng sau thời gian miễn phí.
-
Storage: Phí lưu bãi do cảng thu khi container hoặc hàng hóa tiếp tục chiếm dụng diện tích lưu giữ.
-
Detention: Phí giữ container bên ngoài cảng quá thời hạn được phép, thường áp dụng khi container đã được kéo ra nhưng chưa trả rỗng đúng hạn.
Các khoản phí này có thể tăng theo thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn miễn phí ngay từ khi nhận thông báo hàng đến.
6. Thiếu phối hợp giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu
Trong vận tải biển quốc tế, trách nhiệm xử lý chứng từ và thông quan thường liên quan đến nhiều bên. Nếu người xuất khẩu gửi chứng từ chậm hoặc người nhập khẩu không chủ động tiếp nhận thông tin, quá trình làm thủ tục có thể bị gián đoạn.
Ví dụ, hàng đã đến cảng nhưng người nhận chưa nhận được bộ chứng từ cần thiết. Đại lý tại nước nhập khẩu cũng chưa thể hoàn tất các bước xử lý tiếp theo.
Cách hạn chế:
-
Thống nhất trách nhiệm giữa hai bên trước khi gửi hàng.
-
Gửi chứng từ và thông tin lô hàng đúng thời hạn.
-
Thường xuyên cập nhật lịch tàu và tình trạng hàng hóa.
-
Duy trì liên lạc với đại lý giao nhận tại cảng đến.
7. Không chủ động xử lý khi hàng bị giữ tại cảng
Khi phát sinh yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc kiểm tra hàng hóa, việc chậm phản hồi có thể khiến thời gian lưu cảng kéo dài hơn.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân hàng chưa được thông quan. Sau đó, phối hợp với đại lý hải quan, hãng tàu và đơn vị liên quan để xử lý.
Không nên chỉ chờ thông báo từ cảng mà cần chủ động theo dõi tình trạng lô hàng.
Kết luận
Hàng nhập khẩu bị giữ tại cảng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Phổ biến nhất là thiếu chứng từ, chưa đáp ứng quy định nhập khẩu hoặc chậm hoàn tất thủ tục hải quan.
Những vấn đề này không chỉ kéo dài thời gian nhận hàng mà còn làm tăng chi phí logistics. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ từ sớm, tìm hiểu quy định tại nước nhập khẩu và phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan.
Chủ động kiểm soát từng khâu sẽ giúp hạn chế tình trạng hàng nằm cảng ngoài kế hoạch. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bảo vệ tiến độ giao hàng và kiểm soát ngân sách vận chuyển tốt hơn.
Đọc thêm: Vận chuyển bánh kẹo dịp Tết: Cách đóng thùng và hạn chế biến dạng
Đọc thêm: GIẢI PHÁP VẬN CHUYỂN NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT GIỮA CÁC KHU CÔNG NGHIỆP
